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Wer ist die Dr. Josef Raabe Verlags-GmbH?
RAABE ist ein Bildungsunternehmen der Klett Gruppe. Das Portfolio umfasst Loseblattwerke, Broschüren und elektronische Medien sowie das Online-Portal www.RAAbits.de. Die direkt einsetzbaren Materialien entlasten Lehrende und Schulleitungen in ihrem anspruchsvollen und herausfordernden Alltag. Inhaltlich decken die Angebote alle Bereiche von der Unterrichtsvorbereitung über die Schulentwicklung bis hin zum Schulrecht ab.
Ausgangssituation
Ausgangspunkt für die Einführung von SiteFusion war anfangs der Wunsch nach einer Reduzierung der Satzkosten durch Teilautomatisierung im Umbruch sowie eine zuvor stattfindende Vereinheitlichung von Layout und Strukturen. Im Verlauf wurde zudem immer klarer, dass Kundinnen und Kunden mehr und mehr personalisierte Unterrichtsmaterialien in unterschiedlichen Ausgabeformaten erwarten. Um diese Kundenanforderungen so effizient wie möglich zu erfüllen, hat sich RAABE daher in einem zweiten Umsetzungsschritt für eine XML-First-Produktion und die passenden einheitlichen Prozesse in Form von BPMN-Workflows entschieden.
Team
Ein zweiköpfiges Kernteam, bestehend aus einer Entwicklerin des Implementierungspartner pagina und einer Herstellerin des Verlags, arbeiteten zunächst an der Vereinheitlichung von Strukturen und Layouts. Im späteren Verlauf waren im Verlag ein Projektteam aus Projektleitung (Herstellung) und Mitarbeitenden aus der Redaktion an der Projektumsetzung beteiligt sowie Projektmanagerinnen und Entwicklerinnen des Implementierungspartners.
Zielsetzung
Zunächst war das erklärte Ziel eine Reduzierung der Satzkosten. Im Laufe des Einführungsprozesses änderte sich dies jedoch zugunsten der Umstellung des gesamten Verlagscontents hin zu DITA-strukturierten XML-Daten, die automatisiert, granuliert und konvertiert an die Zielsysteme übergeben werden.
Rita Herfurth, Teamleiterin Digitale Workflows/ Herstellungsleiterin @ Dr. Josef Raabe Verlags GmbH
„Die Kombination aus einem Anbieter mit Branchenerfahrung, einem anpassbarem CMS mit verlagsspezifischen Standardfunktionalitäten, einem erfahrenen Implementierungspartner sowie ein hoher Grad an agiler Zusammenarbeit führen zu einem passgenauen CMS für RAABE, das uns in immer mehr Prozessen unterstützt.“
Warum SiteFusion?
• Abbildung des kompletten Produktlebenszyklus durch das System
• Ständige Weiterentwicklung der verlagsspezifischen Funktionen
• Enger Austausch mit dem Implementierungspartner pagina GmbH Publikationstechnologien
• Hohe Flexibilität im Customizing
• Anpassbare BPMN-Workflows
• Fonto XML-Editor (+ DITA-Schema)
• Anbindungsmöglichkeit an ERP-System
Herausforderung
Die größte Herausforderung ist es, eine große und heterogene Gruppe von Redakteur:innen für das System und die Idee von strukturierten Inhalten zu sensibilisieren. Dieser vollumfängliche Change-Prozess bringt zusätzlich zur technischen Umsetzung eine menschliche Herausforderung mit sich. Es ist wichtig, den Mitarbeitenden abteilungsübergreifend näherzubringen, dass die Einführung einer Lösung wie SiteFusion zwar viele Prozesse transformiert und vereinheitlicht, aber dies gerade deswegen viele Vorteile mit sich bringt. Durch offene Kommunikation, Transparenz und eine angemessene Einarbeitungsphase kann eine erfolgreiche Implementierung gelingen. Da bei der Entwicklung von SiteFusion der Fokus stark auf eine gute Usability gelegt wird, konnten sich die Mitarbeitenden im Verlag nach entsprechenden Schulungen schnell in der neuen Umgebung zurechtfinden. Maßgeblich hierfür ist unter anderem die sehr gute Benutzerführung im Fonto XML-Editor.
Highlights
RAABE nutzt die Content Management- und Workflow-Lösung SiteFusion mit Anpassungen wie beispielsweise der Möglichkeit zur QR-Code-Generierung für PDFs und der Erstellung von neuen Tabellen in der Progress MarkLogic Datenbank und der Zurverfügungstellung der Daten als Kachel in den Einstellungen und weitere spezialisierte Anpassungen und Customizing.
Lisa Dobs, Applications Engineer @ pagina GmbH Publikationstechnologien
„Das Projekt hat eine tolle Dynamik. Es macht großen Spaß, in enger Zusammenarbeit mit dem Verlag die Verlagsprozesse Stück für Stück im CMS zu integrieren.“
Meilensteine
1 Auswahl & Setup
• Evaluation der CMS-Anbieter
• Entscheidung für SiteFusion
• Basiseinrichtung des CMS
• Erfassung des Contents im Fonto XML-Editor
2 Strukturierung & Export
• Ausspielung eines Grobumbruchs nach InDesign
• Export in weiteren Datenformaten, z.B. Word
3 Vernetzung & Import
• Massenimport der Bestandsdaten einschließlich Metadaten
• Verknüpfung mit dem ERP-System
4 Rollout
• Einsatz des CMS und MAM
• SiteFusion ist „Source of Truth“ für RAABE